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在香港办理公司注册及后续法定文件申报过程中，许多企业或代理人都会遇到文件被退回的情况，不仅延误手续进度，还可能造成额外成本与法律风险。今天，我们将为大家整理各类文件被退回的常见原因及修正建议，助您提高文件递交的成功率，确保公司合规运营更高效顺畅。

一、一般文件被退回的常见原因

1.文件的第一页或任何一页，提供错误的公司编号

建议：请在向公司注册处交付文件登记之前，先核对每一页所注明的公司编号。如文件提供错误的公司编号，便可能被错误地载入另一间公司的公众记录内。

2.缴交的费用不足

建议：如文件没有随附须就登记而缴付的费用，即属不合要求的文件，公司注册处可拒绝接受或登记该文件。以周年申报表为例，登记费用会根据再次交付文件的日期计算，因此请在交付文件时附上正确的登记费用。

3.表格所申报更改的资料已申报

建议：请在交付表格申报更改资料之前，先小心核对公司的记录，以免重复申报。

4.为已解散的公司交付文件以供登记

建议：文件提交人请先查核公司的现况，然后才交付文件登记。为已解散的公司交付的文件不能登记，并会退回提交人。

二、有关公司高级人员的文件被退回的常见原因

有关公司高级人员的文件（表格ND2A、ND2B、ND4、NN6、NN7、NN8及NN8C）

1.无法在香港公司注册处资料库找到高级人员的记录

申报高级人员更改（包括董事、公司秘书或获授权代表的委任、停任或资料更改）的文件的错误，大部分涉及申报的高级人员姓名不正确或与香港公司注册处的记录不符，公司注册处因而未能从资料库找到所申报更改的高级人员资料，亦无法把有关的资料更新。

建议：所有交付香港公司注册处登记的文件所载的高级人员姓名必须保持一致。例如，如果您在“CHAN Tai-man”首次获委任为公司董事时以此姓名作出申报，便应在所有申报有关该董事的更改的文件使用“CHAN Tai-man”，而不应在申报资料更改的表格使用“CHAN Tai-man David”或“David Chan Tai-man”等，否则香港公司注册处便无法找到该名董事的资料并加以更新，结果要把表格退回给提交人澄清或更正。

2.表格所申报属法人团体的董事/公司秘书的公司编号

如属法人团体的董事/公司秘书是在香港注册，申报资料更改（包括董事/公司秘书的委任、停任或资料更改）的表格必须提供其公司编号，但表格所提供的公司编号往往与香港公司注册处的记录不符。

建议：在申报属法人团体的董事/公司秘书的委任、停任或资料更改时，请确保填报的属法人团体的董事/公司秘书的公司编号正确，以免表格被退回而资料更新受到延误。

3.没有注明高级人员的身份

没有注明申报更改的高级人员的身份，会令香港公司注册处难以从资料库找出有关高级人员的记录，以致无法更新有关资料。

建议：在交付文件之前，请确保您已在表格上的适当方格选择及注明正确的高级人员身份。

三、有关注册办事处地址的文件（表格NR1及NN9）被退回的常见原因

申报的资料不完整

表格只申报新的注册办事处或在香港主要营业地点的地址，而没有注明生效日期，又或只申报生效日期，而漏报新的地址。

建议：在交付表格登记之前，请确保您已填报所有有关的资料。

四、有关股本的文件（表格NSC1及NAR1）被退回的常见原因

股本款额（即已发行股本或已缴股款）不正确
例如：

a.在表格NSC1的股本说明中，或在表格NAR1第10项有关股本的部分所申报的已缴的总款额，大于所填报的已发行股份的总款额；

b.申报的已缴股款不正确，所申报的款额大于已发行股本；

c.表格NAR1所载已发行股份的款额与香港公司注册处资料库的记录不符。

建议：在公司股本资料每次更改时立即更新您的记录，并在申报其他更改之前，先核对这项资料。如未能肯定公司已向香港公司注册处申报并在香港公司注册处记录的最新资料，可登入“电子服务网站（https://www.e-services.cr.gov.hk）”，查阅公司的公众记录。

五、有关押记及解除押记的文件被退回的常见原因

1.表格NM1相关

（1）公司名称

公司名称不正确

建议：提交人应填报根据《公司条例》（第622章）注册的公司名称，而非商业名称。

（2）设立该项押记或证明该项押记的设立的文书

文书描述不正确

建议：设立押记或证明该项押记的设立的文书描述（例如：押记，按揭等），应与连同表格NM1交付的文书的经核证副本的名称相同。请勿在此项填报有关押记所规限的财产的描述。该等财产的描述已载述于连同表格NM1一并交付登记的押记文书的经核证副本。

没有提供/提供不正确的押记设立日期

建议：查看相关押记文书并填报正确的押记设立日期（日/月/年）。

（3）承按人或承押记人资料

承按人或承押记人姓名/名称的描述不完整

设立的押记有时会以代表其他债权人行事的承按人或承押记人作为受益人，例如有抵押债权人的受托人或受益人的代理人等，但没有填报有关身份的完整描述。

建议：在此情况下，提交人可按照有关押记文书中的描述详尽地描述承按人或承押记人的名称及他们的身份，例如ABC银行作为有抵押债权人的受托人或只填报承按人或承押记人的名称（不注明身份）。

没有陈述/错误陈述承按人或承押记人的地址

建议：确保已述明承按人或承押记人的地址而该地址应与有关押记文书内所述的地址相同。如承按人或承押记人属法人团体，则所述的地址应为其注册办事处或主要营业地点的地址。请申报详细地址，香港公司注册处不接纳转交地址或邮政信箱号码。

错误地把押记财产的地址填报于供承按人或承押记人申报其地址的空格内

建议：押记财产的地址无须于表格NM1填报。请确保有关空格内只填报承按人或承押记人的地址。

（4）获取财产的日期

误报设立押记的日期为获取财产的日期

建议：本项只适用于根据《公司条例》（第622章）第338或339条交付登记的押记。如公司取得受押记规限的财产，而该项押记所属的种类，是假使它是在该公司取得该财产后才由该公司设立，则该公司便须将该项押记的详情的陈述交付登记，请在有关的空格内申报取得有关财产的程序完成的日期，而非该项押记设立的日期。取得有关财产的文件的副本，须与本表格（表格NM1）一并交付，以作核对。

（5）有关债权证应支付的佣金、津贴或折扣

错误地在本项填报押记保证的款额

建议：押记保证的款额无须于表格NM1填报。本项只供填报有关债权证应支付的佣金、津贴或折扣。

（6）签署

没有填报签署人的姓名

建议：确保在签署栏内已填报签署人的姓名。

没有指明签署人的身份

建议：查核并删去签署栏内不适用的身份。

（7）其他

在没有法院命令的情况下逾期交付表格NM1登记

建议：如提交人未有在设立押记日期起计一个月内交付表格NM1及有关押记文书的经核证副本登记，则有关文件必须连同法院就延展登记期所作出的命令的盖印副本一并交付登记。

交付表格NM1以更正一份已登记的表格NM1的错误

建议：有关人士应向法院申请命令以更正已登记押记所载详情的遗漏或错误，并交付法院命令的盖印副本登记，而不是交付一份新的表格NM1。

表格以简体字填报

建议：如以中文填报表格，应使用繁体字。

2.设立或证明有关押记的设立的文书相关

（1）设立或证明有关押记的设立的文书

与表格NM1一并交付的是设立押记的文书正本

建议：提交人不应交付设立押记的文书正本。香港公司注册处只会接纳设立押记的文书的经核证副本与表格NM1一并登记。

设立押记的文书副本未有妥为核证

建议：请确保设立押记的文书的副本已按照《公司条例》（第622章） 第333（4）条核证。您可在www.elegislation.gov.hk阅览该条文。

核证背书须置于押记文书副本的首页或尾页。如核证背书置于首页，请勿使用该页右上方的位置。该位置须保留作文件存档盖印。

设立押记的文书的经核证副本没有述明核证人的身份/核证日期

建议：请确保核证人的姓名及身份已正确地列明于核证人的签署之下，并注明核证日期。

样本

核证副本

（签名）

名称（核证人姓名）

公司董事/公司秘书/获授权代表/律师（必须注明核证人身份）

代表押记人/承押记人

日期：日/月/年

设立押记的文书的英文译本没有按订明方式核证

建议：文书的英文译本应按照《公司条例》（第622章）第4条核证。您可在www.elegislation.gov.hk阅览该条文。

设立押记的文书的经核证副本字体太小，未能清楚阅读

建议：由于设立押记的文书的经核证副本会登记于公众记录内供公众查阅，文书的经核证副本必须符合以印本形式交付公司注册处处长登记的文件的规定。详情请参阅《以印本形式交付公司注册处处长登记的文件及以唯读光碟或唯读型数码多功能光碟交付股东名单须符合的规定》资料小册子。

请特别留意，文本须用不褪色黑色墨水清晰可阅、效果均匀地直印在纸上（即纸张顶部为较短的页边），字体大小最小为10号。

与表格NM1一并交付登记的设立押记的文书的经核证副本属A3纸度

建议：由于设立押记的文书的经核证副本会登记于公众记录内供公众查阅，文书的经核证副本必须符合以印本形式交付公司注册处处长登记的文件的规定。详情请参阅《以印本形式交付公司注册处处长登记的文件及以唯读光碟或唯读型数码多功能光碟交付股东名单须符合的规定》资料小册子。

请特别留意，文本须用表面没有光泽及中等重量（纸张重量每平方米不得少于76克）及A4纸度（即210毫米x297毫米）的白纸，文本须清晰可阅地直印在纸上。

3.表格NM2相关

（1）公司名称

公司名称不正确

建议：提交人应填报根据《公司条例》（第622章）注册的公司名称，而非商业名称。

（2）承按人或承押记人资料

错误地填报承按人或承押记人的姓名/名称

建议：如有关押记或按揭于登记后已获转让，应填报新的承按人或承押记人（受让人）的姓名/名称，而非先前的承按人或承押记人（转让人）的姓名/名称。

错误地将应在第3D项填报的解除押记的日期填报在第2项

建议：第2项确保只填报转换承按人或承押记人的日期（如适用）；第3D项确保填报解除押记的日期。

（3）解除押记的资料

混淆须在第3A项及第3C项填报的资料

建议：

第3A项

请在此项填报有关已登记押记的描述（例如：押记，按揭等），并确保该描述与相关的表格NM1/M1及押记登记证明书上的描述相符。

第3C项

请填报有关解除押记的文书的描述，例如：解除押记文件，解除押记的收据等。请勿在此项描述已获解除押记的财产（例如：受已登记押记规限的物业的地址）。有关详情已载述于连同表格NM2一并交付登记的解除押记文书的经核证副本。

在第3E项选择超过一项解除押记的类别

建议：确保只在一项解除押记的类别加上√号。

（4）签署

没有填报签署人的姓名

建议：确保在签署栏内已填报签署人的姓名。

没有指明签署人的身份

建议：查核并删去签署栏内不适用的身份。

（5）其他

表格以简体字填报

建议：如以中文填报表格，应使用繁体字。

4.解除押记的文书相关

与表格NM2一并交付的是解除押记的文书正本

建议：提交人应交付解除押记的文书正本。香港公司注册处只会接纳解除押记的文书的经核证副本与表格NM2一并登记。

解除押记的文书副本未有妥为核证

建议：请确保解除押记的文书的副本已按照《公司条例》（第622章） 第345（5）条核证。只有承按人或承押记人或对有关押记享有权利的人或他们授权的人可核证有关副本。您可在www.elegislation.gov.hk阅览该条文。

核证背书须置于押记文书副本的首页或尾页。如核证背书置于首页，请勿使用该页右上方的位置。该位置须保留作文件存档盖印。

解除押记的文书的经核证副本没有述明核证人的身份/核证日期

建议：请确保核证人的姓名及身份已正确地列明于核证人的签署之下，并注明核证日期。

样本

核证副本

（签名）

名称（核证人姓名）

公司董事/公司秘书/获授权代表/律师（必须注明核证人身份）

代表押记人/承押记人

日期：日/月/年

解除押记的文书的经核证副本不完整

建议：如解除押记的文书为解除押记的收据，则所须交付登记的解除押记的文书的经核证副本必须包含该解除押记的收据及其相关的押记文书。

交付的解除押记的文书载有关乎更正已登记押记内的资料的条款

建议：根据《公司条例》（第622章）第347条，有关人士必须向法院申请命令以更正已登记押记所载详情的遗漏或错误，并交付该等法院命令的盖印副本登记。香港公司注册处不会接纳与已登记押记的内容不相符的表格NM2及/或解除押记的文书的经核证副本。

解除押记的文书的英文译本没有按订明方式核证

建议：文书的英文译本应按照《公司条例》（第622章）第4条核证。您可在www.elegislation.gov.hk阅览该条文。

解除押记的文书的经核证副本字体太小，未能清楚阅读

建议：由于解除押记的文书的经核证副本会登记于公众记录内供公众查阅，文书的经核证副本必须符合以印本形式交付公司注册处处长登记的文件的规定。详情请参阅《以印本形式交付公司注册处处长登记的文件及以唯读光碟或唯读型数码多功能光碟交付股东名单须符合的规定》资料小册子。

请特别留意，文本须用不褪色黑色墨水清晰可阅、效果均匀地直印在纸上（即纸张顶部为较短的页边），字体大小最小为10号。

与表格NM2一并交付登记的解除押记的文书的经核证副本属A3纸度

建议：由于解除押记的文书的经核证副本会登记于公众记录内供公众查阅，文书的经核证副本必须符合以印本形式交付公司注册处处长登记的文件的规定。详情请参阅《以印本形式交付公司注册处处长登记的文件及以唯读光碟或唯读型数码多功能光碟交付股东名单须符合的规定》资料小册子。

请特别留意，文本须用表面没有光泽及中等重量（纸张重量每平方米不得少于76克） 及A4纸度（即210毫米x297毫米） 的白纸，文本须清晰可阅地直印在纸上。

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